In der Reisekostenabrechnung enthalten sind alle Kosten, die dem Unternehmer / Arbeitnehmer für Geschäftsreisen entstanden sind. Zu Reisekosten gehören Fahrtkosten (auch Kosten für Flüge, Bahnfahrten o.ä.), Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Ein anderer Begriff für die Reisekostenabrechnung ist die Spesenabrechnung.
Reisekosten werden auf Basis der gesetzlichen „Reisekostenpauschale“, d.h. der Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Fahrtkosten oder auf Basis von Rechnungen und Belegen ermittelt. Pauschalen für die Übernachtungskosten werden jedoch nur bei Arbeitnehmern anerkannt. Selbständige müssen ihre Aufwendungen hierfür durch Rechnungen nachweisen. Bei den Fahrtkosten sind je nach genutztem Fahrzeug Mischformen möglich. Für Teilstrecken mit dem eigenen PKW werden Fahrtkosten auf Basis der Kilometerpauschale ermittelt, für die Abrechnung der verbleibenden Fahrtkosten werden vorliegende Belege (Fahrscheine, Flugtickets etc.) herangezogen.
Die Reisekostenabrechnung ist für Unternehmen ein effektives Instrument zur Erfassung der getätigten Betriebsausgaben. Es ist wichtig, dass alle Kosten erfasst werden, die dem Mitarbeiter / Unternehmer entstanden sind und die, die das Unternehmen direkt über die Pauschalen oder Belege trägt. Die aktuellen Lohnsteuerrichtlinien sind in jedem Fall zu beachten, denn diese regeln, welche Kosten dem Unternehmer / Mitarbeiter steuerfrei erstattet werden können. Generell gilt: wird dem Mitarbeiter ein höherer Betrag als der zulässige erstattet, muss der Mitarbeiter die Differenz dem zu versteuernden Lohn zurechnen.
Ein Muster für eine Reisekostenabrechnung finden Sie im Downloadbereich