Wie kann ich Bewirtungskosten abrechnen?

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen sind schriftlich folgende Angaben zu machen:

Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen.

Wenn die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden hat, genügen – neben der beizufügenden Rechnung – Angaben zum Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Die geforderten Angaben müssen schriftlich gemacht werden. Die Verwendung eines amtlichen Vordrucks ist nicht mehr erforderlich, ein formloser Eigenbeleg genügt (Muster s. Downloadbereich). Bei Bewirtungen in einer Gaststätte wird aber in der Praxis häufig nach wie vor der frühere „amtliche Vordruck“ verwendet, weil er auf der Rückseite der meisten Gaststättenrechnungen aufgedruckt ist. Die schriftlichen Angaben müssen von Ihnen unterschrieben werden, um zu dokumentieren, dass es sich um „Angaben des Steuerpflichtigen“ handelt.

Die Rechnung muss den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, der Gaststätte enthalten. Das gilt auch bei Rechnungen über Kleinbeträge, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt. Auch die maschinell zu erstellende und zu registrierende Rechnung muss den Namen und die Anschrift der Gaststätte ausweisen. Für den Betriebsaus­gabenabzug von Bewirtungskosten muss der Tag der Bewirtung angegeben werden. Das Datum ist auf der maschinell erstellten und registrierten Rechnung auszudrucken. Handschriftliche Ergänzungen oder Datums­stempel reichen hier nicht aus.

Die Bewirtungsleistungen sind im Einzelnen zu bezeichnen. Allein die Angabe „Speisen und Getränke“ sowie die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht aus. Bezeichnungen wie z.B. „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind jedoch nicht zu beanstanden. Die Beifügung einer Gaststättenrechnung kann nicht durch Kreditkarten­abrechnungen oder Eigenbelege ersetzt werden. Die Rechnung muss auch den Namen der bewirtenden Person enthalten; dies gilt nicht, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 150 € nicht übersteigt. Es bestehen jedoch bei einer Rechnung über 150 € keine Bedenken, wenn der leistende Unternehmer (Gastwirt) den Namen des bewirtenden Stpfl. handschriftlich auf der Rechnung vermerkt. Aufwendungen für eine Bewirtung von Geschäftsfreunden aus betrieblichem Anlass werden für den Betriebsausgabenabzug nur noch anhand maschinell erstellter und maschinell registrierter Rechnungen/Belege anerkannt.

Freiwillige Trinkgelder sind regelmäßig nicht Bestandteil der Gaststätten­rechnung. Als Nachweis über die Höhe des hingegebenen Trinkgelds reicht hier ein Vermerk des Kellners auf der Rechnung aus. Die Bestätigung kann auch auf einer besonderen Quittung oder bei Bezahlung mit einer Kreditkarte durch eine entsprechende Eintragung auf dem Belastungsbeleg erfolgen. Für kleinere Trinkgeldbeträge muss das Finanzamt auch Eigenbelege anerkennen.

Werden Leistungen üblicherweise zu einem späteren Zeitpunkt in Rechnung gestellt und unbar bezahlt (z.B. bei Bewirtung eines größeren Personen­kreises), ist die Vorlage eines Registrierkassenbelegs nicht erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg beizufügen.

Die zuvor genannten Anforderungen sind grundsätzlich auch bei Bewirtungen im Ausland zu erfüllen. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und registrierte Rechnung nicht zu erhalten war, genügt in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht, z.B. nur handschriftlich erstellt ist.

Fehlen die vom Gesetz geforderten Angaben zum Ort, Tag, Anlass, zu den Teilnehmern der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen, ist der gesamte Bewirtungsaufwand nicht abzugsfähig. Die schriftlichen Angaben sind grundsätzlich zeitnah zu erstellen.